一、“本”的用法
“本”在公文中，常用來做指示代詞，常見用法如下。
（一）指自己。例如：
1。《入學通知》上說：“本校定于9月1日開學。”
2。 這個美術館門口的牌子上寫著：“本館周一至周五開放。”
3。 本市下月將召開交通系統改革創新經驗交流大會。
（二）用“本＋名”復指前面的名詞或代詞。例如：
4。 這些問題可以在禮縣本地解決。
5。 他說話不像四川本地口音。
6。 他本人對此沒有提出異議。
例4中的“本地”復指前面的“禮縣”，例5中的“本地”復指前面的“四川”，例6中的“本人”復指前面的代詞“他”。
（三）以制作者或主管人的身份指稱事物。例如：
7。 本法適用于國有企業。
8。 本規定自即日起施行。
9。 本合同一式兩份，雙方各保存一份。
（四）指現今的某段時間。例如：
10。 他們已經完成了本年度的工作計劃。
11。 市委已經決定，本季度將召開兩個重要會議。
12。 本周三下午將舉行有關問題的討論會。
二、“該”的用法
“該”在公文中，常用來做指示代詞，用來指上文提到的人或事物，相當于“此”“這個”的意思。例如：
13。 經過有關方面的協調，該生已于上周到校注冊。
14。 據了解，該縣扶貧計劃已于昨日報來。
15。 這個問題宜在有關方面的協助下，在該地統籌解決。
“該”只用于下行文，不用于上行文。例如，中央對省里行文可用“該省”，此說法不可用于省里給中央的上行文。也就是說，“該”一般不用于指稱上級機構。
“該”可以用來指稱地點，如“該村”。“該”一般不用來修飾時間名詞，如一般不說“該年”“該日”。
“該”不宜用來修飾專有名詞（專有名詞所指已很清楚），如不宜說“該《中華人民共和國測繪法》”。
三、“其”的用法
“其”在公文中，常用來表示下面幾個意思。
（一）相當于代詞“他（她、它）”“他（她、它）們”。例如：
16。 特朗普蠻橫地對中國發起貿易戰，其目的是阻遏中國的發展。
17。 對這些販毒分子，絕不能任其胡作非為，必須繩之以法。
18。 這項工作很重要，我們必須團結一致、共同努力，使其早日完成。
例16中的“其”相當于代詞“他”，例17中的“其”相當于“他們”，例18中的“其”相當于“它”。
（二）相當于“他（她、它）的”“他（她、它）們的”。例如：
19。 知識的問題是一個科學問題，來不得半點的虛偽和驕傲，決定地需要的倒是其反面——誠實和謙遜的態度。（毛澤東《實踐論》）
這種用法常出現在成語或固定說法里。例如：
20。 老劉的辯解恐怕難以自圓其說。
21。 人盡其才，物盡其用。
22。 這些鄉親們傾其所有來幫助八路軍傷員。
（三）相當于指示代詞“那個”（或“這個”）、“那樣”（或“這樣”）。例如：
23。 我們的調查結果證實，確有其事。
24。 當地派出所查無其人，看來我們需要轉換思路。
25。 父親是勞模，兒子是戰斗英雄，真是有其父必有其子啊！
例23、24中的“其”相當于“那個”（或“這個”），例25中的“其”相當于“那樣”（或“這樣”）。
（四）表示虛指，沒有實在意義。例如：
26。 能罵退他的作品，使他不成其為作家。（魯迅《花邊文學·推己及人》）
27。 什么紅白喜事，討媳婦，死了人，大辦其酒席，實在可以不必。（毛澤東《做革命的促進派》）。
用“其”做代詞、指示代詞時，具有書面語色彩，因而常用于公文。
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