主送機關和抄送機關都是接受公文的機關，統稱受文機關。雖然同為受文機關，但是在用途、用法、編排上有很多區別，需要予以特別注意。
為什么要區分主送機關和抄送機關
根據《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定，主送機關是“公文的主要受理機關”，抄送機關是“除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關”。可見，二者的責任完全不同，主送機關負有“主要受理”之責，對公文承擔辦理或答復責任；而抄送機關的責任僅限于“執行或者知曉”。
特別是對于請示等要求上級辦理、答復的公文，主送機關一般只應有一個。如果不區分主送、抄送機關，而是并列幾個受文機關，則各受文機關需做大量溝通協調工作，才能最終確定由誰主辦。如果受文機關之間缺乏有效溝通，則可能造成重復辦理或相互矛盾的處理結果，或者造成各受文機關相互“觀望”，甚至推諉扯皮、無人負責。因此，準確標注主送、抄送機關，明確公文主要受理責任，是公文得到及時準確辦理的重要基礎。
歷史上，針對主送、抄送機關標注不清的問題，我們黨曾多次要求糾正。例如，1948年10月20日，中央辦公廳規定：“凡需要辦理、回答的電報（文件），應將主要機關放在主致位置，其他機關放在并告位置，不要平排并列，以致主次不分，無人負責；如果需要幾個機關或幾個人共同辦理回答，必須寫明何事情何人辦理回答等。”1951年2月1日，中共中央指示：“不論報告、請示或指示的文電，如為不但向著一人一機關，而且有兼告他人他機關之必要者，應于寫明主管的人或機關之后，寫‘并告’二字，再接寫他人或他機關，以明責任。”
主送機關使用與編排
主送機關對公文負有“主要受理”之責，決定了：（1）主送機關須對公文所涉事項擁有相應權限。（2）主送機關的標注要準確、恰當，符合行文規則和公文處理工作程序。（3）向上級機關行文，原則上主送一個上級機關。
如果不符合上述要求，就會導致這樣或那樣的問題。下面，分別介紹一下主送機關使用與編排中的常見誤區。
（一）主送機關使用中需要注意的6個誤區
1.誤以為所有文種都需標注主送機關。公文一般需標注主送機關，如通知、報告、請示、批復、議案、函等。但也有一些文種，如決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告等，通常用于大范圍宣布重要事項、重大決策、法定事項，因此不必標注特定的主送機關。
2.將同一公文更換主送機關后重復發送。該情況主要見于上行文。一些下級機關出于希望請示、報告得到更多上級機關重視，或者不想把上級機關標注為抄送機關、單獨報送顯得更為尊重等考慮，會將同一件公文更換主送機關后重復報送給多個上級機關。例如：（1）將同樣內容的公文，以縣委的名義報送市委，同時以縣政府的名義報送市政府。（2）以縣委的名義報送市委，同時以縣紀委的名義報送市紀委。
這種做法，可能導致同一件公文被不同上級機關重復辦理，擾亂上級機關的公文處理秩序，甚至可能導致不同上級機關的處理結果互相矛盾。正確的做法仍然是明確區分主送、抄送機關。以上面2種情況為例，第1個可以縣委、縣政府名義報送市委、市政府；第2個可以縣委名義報送市委，同時抄送市紀委。
3.上行文、下行文的發文機關與主送機關不是隸屬或領導、指導關系。《條例》規定，行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。因此，上行文和下行文的發文機關與主送機關之間必須是隸屬或領導、指導關系。例如：（1）上級政府與下級黨委（黨組）之間沒有隸屬關系，因此不能以下級黨委（黨組）名義向上級政府報送請示、報告。（2）上級黨委、政府的部門與下級黨委、政府平級，因此不能以上級黨委、政府的部門名義向下級黨委、政府發布指令性公文或在公文中提出指令性要求。
4.違規向上級機關負責人報送公文。《條例》明確規定：“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。”這樣規定是因為，上級機關的辦公廳（室）收到公文后，要按程序辦理并研究提出意見，再逐級報領導批準。如果直接將公文報送上級機關負責人，則可能會繞過正常的公文處理工作程序，不利于公文的集中、統一、規范辦理。例如：（1）對于舉辦會議、活動的請示，辦公廳（室）要根據本機關總體工作安排和負責人日程安排，合理研究確定時間、出席人等，之后再報負責人批準。如果下級機關直接將請示報上級機關負責人批準，則可能會造成時間安排等方面的沖突。（2）對于涉及上級機關多個職能部門的請示，辦公廳（室）需先征求職能部門意見，再綜合各方面意見提出處理建議。如果下級機關直接將請示報上級機關負責人批準，則可能會造成相關職能部門不知曉、意見無從反饋等問題。
5.重復報送主送機關負責人。一些機關在向上級機關報送公文時，生怕上級機關負責人不能盡快、親自看到，就同時主送上級機關負責人，如縣政府主送“××市長并市政府”。還有的單位雖然沒有在主送機關中并列標注上級機關負責人，但在實際報送時卻發送給上級機關負責人，或者在發送上級機關辦公廳（室）的同時，單獨給上級機關負責人報送1份。這些做法都是不正確的。給上級機關的公文，經辦公廳（室）運轉后上級機關負責人肯定會看到，重復報送可能造成同一件公文重復處理，也加重了領導的閱文負擔。
6.將相互隸屬的單位并列為主送機關。例如，請示、報告主送“市委、市委宣傳部”就是錯誤的。因為市委宣傳部是市委的工作部門，如果公文涉及其職責，市委自然會向市委宣傳部交辦，因而不必在主送機關中列出。如果確實有必要讓市委宣傳部執行或者知曉公文內容，可以將其列為抄送機關。
（二）主送機關的編排規則及典型錯情
《黨政機關公文格式》國家標準規定：主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。
實際工作中，主送機關編排方面的典型錯情主要有以下4種。
1.主送機關稱謂不規范。《條例》規定，主送機關“應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱”。需要注意的是：（1）主送機關只有一個或幾個單位的，應當一一列明機關全稱或規范化簡稱。（2）普發性公文的主送機關，應當使用同類型機關的統稱，并做到規范、穩定。例如：“自治區黨委各部委，自治區各委、辦、廳、局”“各地（州、市），縣（市、區），鄉（鎮、街道）”，等等。（3）如果主送機關較多，而且同屬某類機關，但不是該類機關的全部的，可以使用“有關”統一指代。例如：“市直有關部門”“有關縣（市、區）黨委”，等等。
2.主送機關排序不規范。如果有多個主送機關，則應當按照規范順序編排。其中，主送單位的，應當按照單位排序編排；特殊情況下主送機關負責人的，應當按照禮賓排序編排。
3.主送機關名稱之間使用標點符號不規范。主送多個機關的，各主送機關名稱之間應當規范使用標點符號進行分隔，以明晰其相互關系和層次。其中，同級同類主送機關名稱之間用頓號，同級不同類主送機關名稱之間用逗號，最后一個主送機關名稱之后標注全角冒號。例如：“各市人力資源社會保障局，省廳各處室、直屬單位：”。一些公文在同級同類主送機關名稱之間用逗號，在同級不同類主送機關名稱之間用分號，最后一個主送機關名稱之后用句號或者不加標點符號，這些都是錯誤的。
4.主送機關名稱過多導致首頁不出現正文。為了保證公文的嚴肅性、真實性，防止偽造公文，公文的首頁必須顯示正文。如果主送機關名稱過多，就可能出現把正文擠出首頁的情況。這種情況下，應當將主送機關名稱移至版記。
抄送機關使用與編排
《條例》在“行文規則”一章中列舉了一些需要抄送的情況：（1）特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。（2）向上級機關行文，原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。（3）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。（4）向下級機關行文，主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。（5）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
可見，抄送機關是除主送機關外，與公文所涉事項緊密相關，需要執行或者知曉公文內容的其他機關，可以是上級、平級、下級或不相隸屬機關。下面，分別介紹一下抄送機關使用與編排中的常見誤區。
（一）抄送機關使用中需要注意的4個誤區
1.上行文抄送下級機關。根據《條例》規定，向下級機關的重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關，以便上級機關及時掌握工作動態。但是，向上級機關行文，卻不能抄送下級機關。這是因為，上行文所涉事項尚處于未定狀態，上級機關可能對請示不予批準，也可能對報告提出不同意見。如果把上行文抄送下級機關，可能會讓下級機關誤以為相關事項已經確定，進而導致錯誤的執行。
2.抄送主送機關負責人。作為主送機關的相關負責人，肯定會看到公文。為了避免重復送閱，不必再抄送其1份。例如，縣政府向市政府報送請示、報告，就不能再抄送市長、副市長。
3.抄送機關過多。一些機關在確定抄送機關時奉行“廣撒網”的原則，特別是對于上級機關，不管公文重要不重要、與上級機關有沒有關系，都“習慣性”地抄送。殊不知，把文件抄送給無關機關，不僅會造成浪費，而且會使抄送機關“莫名其妙”，增加其工作負擔，無謂擴大知悉范圍，甚至造成泄密。因此，抄送機關應當嚴格根據工作需要和保密要求確定，既不能錯抄或漏抄，也不能隨意加抄。
4.把公文發給主送機關、抄送機關以外的機關。一些機關會把公文發送給在主送機關、抄送機關中都沒有標注的機關，造成對方“丈二和尚摸不著頭腦”。因此，如果確實需要抄送對方，就明確標注為抄送機關，不然就不要發送。
（二）抄送機關的編排規則及典型錯情
《黨政機關公文格式》國家標準規定：（1）如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。（2）“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。（3）如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。（4）既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
實際工作中，抄送機關編排方面的典型錯情主要有以下7種。
1.抄送機關的稱謂不規范。抄送機關也“應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱”，相關要求與對主送機關稱謂的要求相同。
2.抄送機關排序不規范。抄送機關應當按照上下級關系和機關性質排序：（1）對于不同級別的機關，按照上級、平級、下級的順序排列。過去那種對上級、平級、下級分列“抄報”“抄送”“抄發”的做法已經不再使用了。但實踐中，發文機關為了體現對上級機關的尊重，往往對上級機關使用“抄報”字樣，這樣其實是不妥的。（2）對于同級別的機關，按照黨、政、軍、群的順序排列。（3）在“黨、政”中，一般按照地方黨委、政府在前，黨委、政府直屬機關在后的順序排列。
3.將發文機關的人員或部門作為抄送機關。發文機關內部的人員和部門怎么發送，是發文機關的內部事務，不應體現在公文中。
4.抄送機關名稱之間使用標點符號不規范。抄送多個機關的，同級同類抄送機關名稱之間使用頓號；同級不同類抄送機關名稱之間，以及不同級抄送機關名稱之間使用逗號；最后一個抄送機關名稱之后應當標注句號，以表示結束。實踐中，常有最后一個抄送機關名稱之后不加標點符號的情況，是錯誤的。
5.版記字號有誤。與正文文字一般使用3號仿宋體字不同，版記部分的文字，包括抄送機關、印發機關和印發日期在內，一般使用4號仿宋體字。
6.版記左右空字不規范。公文版記部分的文字，包括抄送機關，以及印發機關和印發日期在內，編排時均應左右各空一字。實踐中，一些公文的抄送機關居左頂格，或者左空二字編排，又或者回行時沒有右空一字，等等，都是不規范的。
7.抄送機關回行對齊不規范。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，抄送機關名稱回行時應當與冒號后的首字，即抄送機關名稱的首字對齊。實踐中，一些抄送機關名稱回行時頂格或與“抄送”的“抄”字對齊，都是不規范的。
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