“三步九扣”發放好會議材料

　　發放會議材料，既是辦公室人員的經常性工作，也是辦會人員的常規性事務，貌似簡單，想做好并不容易。

發放前，精心謀劃、想透全程

　　緊扣會議方案，確定材料發放形式。主動對接會務承辦人員或會務組，研究會議實施方案、會議指南等，及時掌握材料發放的時間、地點、對象及其他要求，并根據不同的會議規模，確定不同的發放方式。

　　比如，對人數較少、議程簡單的小型會議，既可以會前根據登記記錄依次發放材料，也可以在時間緊急的情況下，先行按份號依次發放材料，會中及時做好補登工作；對人數較多、形式復雜的大型會議，要在會前根據會務工作部署，制定材料發放任務及人員分工安排方案，明確具體責任，并制定會議材料運行表，明確發文日期、材料標題、供稿單位、送印時限、交付時限、分發時限、分發范圍等，施行“掛圖作戰”，確保發放材料準確、及時、安全。

　　緊扣運轉環節，協調起草、印制、運輸三方。主動對接材料起草組負責人或具體起草人員，動態掌握材料的起草、呈報、簽批等情況，盡力壓縮定稿與印制之間的運轉時間，留足會前發放材料的準備時間，可根據材料類別、密級、數量等的變化靈活調整人員分工。

　　主動對接印制部門，按照主次先后和輕重緩急，優先印制時間緊急、重要的會議材料，及時按程序交付發文人員。

　　如遇到材料不能按計劃印制、交付的情況，要第一時間向會務負責人或相關領導匯報并提出合理的補救建議。如果會議地點與印制地點之間距離較遠，還要提前備好車輛，做好會議材料的運送、移交、保密等工作。

　　緊扣確保整體效果，積極主動補臺。“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞。”發文人員領取會議材料后，既要按照任務及分工安排做好聯系協調、材料發放等本職工作，還要做好補臺、把關工作。要認真核對標題、密級、頁碼等內容是否無誤，檢查文字、數字、標點符號等用法是否規范，對一些明顯錯誤，及時聯系文稿起草人員或負責人核對。比如，“預選候選人名單”與“候選人名單”就容易混淆，雖然僅有“預選”兩字之差，但內涵卻有天壤之別。

　　另外，如有粘連、缺頁、破損等不符合要求的材料，要迅速協調更換。

發放中，嚴謹細致、查漏補缺

　　緊扣登記記錄，時時校準份號。需要在會議報到時發放的會議材料，按材料份號登記后由參會人員或相關工作人員簽名領取。

　　需要在會場發放的會議材料，由發文人員嚴格根據登記記錄發文，時時核對人員姓名與材料份號，確保所有材料份號與參會人員準確對應，避免發放材料完畢后才發現錯誤，反過來再重新校對人員姓名與份號的情況。

　　會議現場發文時，出現參會人員請假等臨時變動的情況，可以跳號發放，保證原有登記份號與參會人員的對應關系不變。

　　緊扣會議議程，核對擺放材料。現場發放材料完畢后，如果離會議召開還有一段時間，發文人員可以在會議開始之前，按照會議議程，檢查材料擺放順序，核對頁碼、份號與人員對應是否正確，查看材料有無明顯破損、白頁等問題，對存在問題的，要及時調換并登記。尤其對主席臺上的材料，要反復核對確認，確保萬無一失。

　　緊扣發放范圍，留足備用材料。要嚴格按照規定和保密要求發放會議材料，不得擅自擴大或縮小發放范圍，同時，現場一定要留足備用材料以便更換、增發。

　　在做好發放工作的基礎上，還要妥善做好材料借閱的服務工作。比如，會議工作人員確因工作需要使用會議材料，須按程序和規定到會議發文組或發文人員處按要求領取。

會議后，認真回收、清點歸檔

　　緊扣“應收盡收”原則，不留泄密隱患。在回收材料工作結束前，要求服務保障人員不得進入會場。

　　對需要參會人員退回的會議材料，如果會議形式較為簡單，可以通過當面告知、加蓋清退印章、附提醒通知單等形式，要求散會時放置在指定位置，由發文人員統一收回。

　　如果是重要的大型會議，要提前制定文件清退通知和清單，要求各聯絡組按照通知要求和清單內容清退材料，再由各聯絡組集中清退；對會議工作人員需要退回的會議材料，會議結束前直接退給發文人員或會議發文組。

　　認真查看會議現場，除會議材料外，非涉密的材料、參會人員手稿紙等也要做到應收盡收，并嚴格按照有關規定履行審批登記后銷毀，確保不丟失、不漏銷。

　　緊扣發放記錄，核對回收材料。對照材料發放記錄，逐件清點、核對回收的會議材料。經清點確認未按要求退回的會議材料，要按份號追溯到具體參會人員或會議工作人員，并及時通過電話催退等方式督促其按要求及時清退。

　　緊扣歸檔要求，整理歸檔資料。按規定收集會議材料、底稿、簽批單等所有資料，形成全鏈條的歸檔資料，并按照程序做好登記、移交、歸檔工作，以備后查。

　　同時，發文人員要及時總結、復盤，梳理好的經驗和注意事項，為下一次做好會議材料發放工作提供借鑒。

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