高效整理會(huì)議錄音“三步曲”

　　會(huì)議錄音整理稿是體現(xiàn)會(huì)議成果的主要載體，政治性、政策性、綜合性強(qiáng)，如何高質(zhì)高效做好會(huì)議錄音整理工作，我們結(jié)合實(shí)踐初步總結(jié)了“三步曲”。

第一步

會(huì)前充分做好準(zhǔn)備

　　磨刀不誤砍柴工，做好會(huì)議錄音整理工作，必須高度重視會(huì)前的準(zhǔn)備工作，不打無(wú)準(zhǔn)備、無(wú)把握之仗。

　　提前熟悉會(huì)場(chǎng)。熟悉包括會(huì)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)施條件、座次布局等與錄音相關(guān)的各方面情況。

　　比如，該會(huì)場(chǎng)能不能通過(guò)有線來(lái)連接話筒與錄音筆，這是影響錄音質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如果沒(méi)有有線設(shè)施，那么錄音設(shè)備就要放在盡量靠近發(fā)言人員的位置。

　　要逐個(gè)檢查話筒有無(wú)故障，把音量調(diào)整到會(huì)場(chǎng)各個(gè)位置都聽得清。如果使用的是單個(gè)控制開關(guān)的話筒，需把會(huì)議主持人的話筒提前打開，其他保持關(guān)閉狀態(tài)。

　　檢查錄音設(shè)備。對(duì)通常使用的便攜式錄音筆，應(yīng)養(yǎng)成會(huì)前檢查電量、存儲(chǔ)空間是否足夠等習(xí)慣，切忌臨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題來(lái)不及補(bǔ)救。非涉密會(huì)議使用具備語(yǔ)音轉(zhuǎn)換文字功能的錄音筆，可以提高整理效率。

　　同時(shí)，養(yǎng)成備份的習(xí)慣，錄音筆多帶一支，無(wú)線話筒多備幾個(gè)，會(huì)議主持人、作重點(diǎn)講話或發(fā)言的同志應(yīng)盡可能使用獨(dú)立線路和音響系統(tǒng)的雙話筒，等等。

　　熟悉會(huì)議內(nèi)容。如果不掌握會(huì)議內(nèi)容，對(duì)要研究的工作沒(méi)有認(rèn)知，對(duì)相關(guān)概念、表述不掌握，如“三保”“兩非”“雙隨機(jī)、一公開”等，會(huì)上聽不懂，會(huì)后很難整理。所以，會(huì)前一定要做足功課，了解會(huì)議主題、工作背景，認(rèn)真閱讀發(fā)言材料。

　　對(duì)此前已經(jīng)開會(huì)研究過(guò)的工作，提前學(xué)習(xí)當(dāng)時(shí)的會(huì)議記錄紀(jì)要等，搞清來(lái)龍去脈，包括上次會(huì)議研究了什么、作了哪些部署、現(xiàn)在進(jìn)展到哪一步、下一步需要明確什么，帶著問(wèn)題“沉浸式”聽會(huì)。

第二步

會(huì)中認(rèn)真做好記錄

　　受音量大小、距離遠(yuǎn)近、環(huán)境噪音等影響，難免出現(xiàn)錄音質(zhì)量不高的問(wèn)題。因此，需做好記錄，為整理提供輔助，增設(shè)一道保障。會(huì)中做好記錄，應(yīng)掌握“預(yù)、準(zhǔn)、重、快”四字訣。預(yù)準(zhǔn)重快

　　“預(yù)”，就是預(yù)先編好記錄框架。根據(jù)會(huì)議方案，列出議程、發(fā)言次序等，增強(qiáng)記錄的針對(duì)性，也方便會(huì)上快速高效“填空”。

　　“準(zhǔn)”，就是記準(zhǔn)。弄準(zhǔn)人，當(dāng)出席人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后，及時(shí)確認(rèn)人員和席卡能否對(duì)得上號(hào)，核準(zhǔn)“誰(shuí)是誰(shuí)”；對(duì)于不認(rèn)識(shí)的人，問(wèn)一問(wèn)姓名、職務(wù)，不能怕麻煩，避免張冠李戴。

　　對(duì)于會(huì)議過(guò)程中的重要信息要記準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)、人名、地名、文件名等精準(zhǔn)度要求高的信息，第一時(shí)間記錄清楚。

　　“重”，就是記重點(diǎn)。手速快不過(guò)語(yǔ)速，記錄要善于取舍，優(yōu)先記重點(diǎn)。包括與會(huì)人員脫稿講的內(nèi)容，會(huì)議討論焦點(diǎn)及各方觀點(diǎn)，會(huì)議主持人的定調(diào)性、總結(jié)性內(nèi)容，會(huì)議決策議定事項(xiàng)，會(huì)上交辦的具體任務(wù)和落實(shí)單位，引用的政策、規(guī)定、文件，典型案例和具體事例等。

　　“快”，就是提高記錄速度。在聽會(huì)過(guò)程中要對(duì)照領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言材料等書面材料及時(shí)做記錄，把沒(méi)講的內(nèi)容劃線刪去，脫稿講的內(nèi)容添加到相應(yīng)位置。

　　掌握速記技巧，多使用簡(jiǎn)稱、縮寫等，如“工業(yè)生產(chǎn)者出廠價(jià)格指數(shù)”“居民消費(fèi)價(jià)格指數(shù)”可使用其英文縮寫PPI、CPI。可使用省略法，對(duì)熟悉的詞組、句子只記首尾字，會(huì)后再補(bǔ)全，如“建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化新湖南”可記為“建—南”。多使用符號(hào)替代，如議題名、文件名等材料中已有的內(nèi)容，以“〇”“△”等在材料中標(biāo)注，在記錄時(shí)只記對(duì)應(yīng)的符號(hào)。

第三步

會(huì)后整理忠實(shí)原意

　　會(huì)議錄音整理既要忠實(shí)記錄，也不能照抄照搬，應(yīng)重點(diǎn)注意三個(gè)方面。

　　理順框架邏輯。對(duì)講話中多次出現(xiàn)、內(nèi)容一致的注意整合，對(duì)同一段落講不同問(wèn)題的進(jìn)行拆分，做到條理清晰。

　　比如，在研究整治形式主義為基層減負(fù)工作時(shí)，會(huì)議主持人提出“一要持續(xù)筑牢思想政治根基，二要突出抓好重點(diǎn)問(wèn)題專項(xiàng)整治，三要鞏固抓落實(shí)長(zhǎng)效機(jī)制”，并且在闡述第三條要求的過(guò)程中又重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了“提升基層治理水平”。整理時(shí)要敏銳識(shí)別“基層治理”對(duì)這項(xiàng)工作而言，其意義并不限于工作機(jī)制的層面，應(yīng)獨(dú)立出來(lái)，在層次上與原有三條要求平行，以體現(xiàn)強(qiáng)調(diào)和重視。

　　切實(shí)校核弄準(zhǔn)。特別是涉及政策紀(jì)律規(guī)范等的表述必須極端嚴(yán)肅、不容絲毫偏差。

　　盡量保留原味。只要政策上沒(méi)有偏差、表達(dá)上不妨礙理解，就不必刻意追求語(yǔ)言的書面化，應(yīng)盡可能使用原話，體現(xiàn)措辭、語(yǔ)氣等方面特點(diǎn)，保持會(huì)議場(chǎng)景的鮮活感和錄音整理稿的現(xiàn)場(chǎng)感。

工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄