擬辦意見看似寥寥數語，寫準、寫精卻不容易，對辦公室工作人員的政策理論水平、思維能力、文字功底等都有較高要求。寫好擬辦意見應做到以下幾點。
一 查
查制度法規，準確規范。辦公室工作人員應以《黨政機關公文處理工作條例》為綱，厘清15種公文種類，熟背《黨政機關公文格式》國家標準，對有關制度法規了如指掌，清楚撰寫擬辦意見在文件辦理“接力賽”中的定位和作用。
如在辦理區屬某局報送的報告時，應先核對是否符合《黨政機關公文格式》要求，公文18要素是否齊全，是否夾帶請示事項，再根據文件內容呈送有關領導和部門。
二 問
問文件背景，有的放矢。把文件中涉及的工作往大處想，放在黨和國家事業發展大局、地區發展全局中來看待，搞清楚來文單位意圖，思考怎樣辦才能更符合黨委工作要求和領導意圖，“準確出擊，一擊命中”。
如區屬某局報來一份調研報告，主送是區委主要負責同志，內容是以外省市某類案例為鑒，推動區有關工作。在擬辦時就不能簡單呈區委主要負責同志閱，而應請相關街鎮、部門全面梳理現狀、研判可行性，這樣就把工作做在前頭，變被動辦文為主動服務，以“超前思維”發揮好參謀助手作用。
問輕重緩急，彈好鋼琴。對有關部門發來的一些情況簡報、通報等，按時呈有關領導閱知。
辦理中央、市委部署工作的文件，需仔細斟酌、提前溝通協調甚至召開專題會議才能確定責任部門和落實舉措的，一定要提前梳理，逐級請示匯報，避免影響文件辦理進度。
需緊急向上級部門報送的報告等，要通過擬辦意見最大限度縮短文件辦理時限，第一時間流轉到相關領導、責任單位。
一些單位主觀上趕進度的“急件”，也應及時甄別出來，避免影響領導正常的批閱次序。
三 思
思區情現狀，切合實際。不能“事事找慣例”、循規蹈矩提意見，而應結合實際情況思考分析。
思落實情況，力求實效。擬辦意見應言當其時、諫當其用，歸根結底是推動落實。
在供領導參考方面，可用簡潔的語言概括出文件內容，重點體現上級要求、部門需求、完成時限和涉及本地區的其他情況等，同時明確責任單位，提出建議上會、完善機制、制定配套文件、按期報送等要求，節省領導的批閱時間。
在助部門推進方面，可提前與責任或牽頭單位溝通，詢問落實中的困難問題和意見建議，如是否特別增加需閱知的領導和需協作的部門，在落實方面有什么具體困難等，在擬辦意見中進行體現，助力部門有效落實。
思整改提升，優化服務。擬辦意見寫好后，都會進入下一流程。辦公室人員切不可“一轉了之”，而應時刻關注文件流轉中領導同志的批示要求和責任部門落實中遇到的問題，經常“回頭看”，反思擬辦意見存在的不足。
如領導同志在文件擬辦單上作出批示，往往是對擬辦意見中的責任單位、落實舉措、工作力度有獨特的思考和建設性的想法，應及時記錄下來，在今后處理類似文件時考慮是否首先提出，供領導參考。
責任單位在落實工作時，如發現需要擬辦意見中沒有提及的部門協作推進，或者上級單位提出了新要求、下級單位出現了新問題，都應及時掌握，緊繃提升服務質效這根弦，及時更新知識儲備，提高擬辦意見的精準度。
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